Sprzątanie biura od A do Z – jak krok po kroku zaprowadzić porządek w miejscu pracy

W posprzątanym biurze pracuje się wydajnie. Czyste i schludne pomieszczenie buduje także dobry wizerunek w oczach klientów czy kontrahentów. Doprowadzenie do porządku jest jednak złożonym procesem, który wymaga odpowiedniego przygotowania i wdrożenia. W tym tekście podpowiadamy, od czego zacząć i o czym pamiętać, aby z efektywnie posprzątać biuro. Pokażemy też korzyści czyszczenia przestrzeni firmowych w profesjonalny sposób.

Na sprzątanie trzeba mieć plan

Podstawą efektywnego sprzątania biura jest optymalny plan, którego roli absolutnie nie należy bagatelizować. Wszelkie doraźne lub chaotyczne działania prowadzą raczej ku pogłębieniu problemów z biurowym bałaganem, a nie ku jego wyeliminowaniu.

Należy zacząć od zdefiniowania priorytetowych potrzeb. Warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania.

• Co jest największą bolączką codziennej pracy w Twoim biurze?
• Czy brakuje miejsca na dodatkowe stanowisko pracy?
• Pracownikom dokucza zbyt mała przestrzeń?
• Zalegający w wielu zakątkach brud nie zachęca do pracy?

Każde biuro to inne miejsce, wymagające odmiennego podejścia do sprzątania. Aby zaprowadzić porządek, należy wiedzieć, jaki efekt chce się uzyskać.

Kolejną kwestią są możliwości czasowe. Niektóre biura z uwagi na charakterystykę pracy nie mogą być kompleksowo sprzątane w standardowych godzinach, np. ze względu na hałas lub problemy z dostępnością wolnego miejsca. Wówczas trzeba zaplanować pracę w godzinach wieczornych, a czasami nawet nocnych lub weekend. Idąc tym tropem, trzeba odpowiednio rozdysponować zadania i stworzyć harmonogram działań.

Na etapie planowania należy też zastanowić się nad tym, co jest potrzebne do posprzątania i oczyszczenia biura zgodnie z ustalonymi celami. Mogą to być m.in.:

• kartony, pojemniki, wózki,
• odkurzacze, szorowarki, polerki,
• myjki, mopy, ścierki, wiadra, rękawice, gąbki, odzież,
• detergenty, profesjonalna chemia.

Pytanie, czy Twoja firma posiada takie wyposażenie, np. w wydzielonym pomieszczeniu gospodarczym? A może w celu posprzątania od A do Z potrzebne są inwestycje w sprzęt i akcesoria? To już kwestia indywidualna, którą rozpatrujesz przed rozpoczęciem prac porządkowych.

Czyszczenie, sprzątanie, porządkowanie biura

Skoro wszystko jest już przemyślane i zaplanowane, najwyższa pora zabrać się za porządki. Warto rozpocząć od pozbycia się wszystkiego, co niepotrzebne. Jeżeli chcesz od razu przejść do czyszczenia powierzchni płaskich, nie uzyskasz idealnego efektu. Pozbywanie się kurzu czy brudu, szczególnie z głębszych zakamarków, jest znacznie łatwiejsze, gdy w biurze nie ma już zbędnych:

• mebli,
• śmieci,
• pojemników,
• dokumentów,
• urządzeń.

Krótko mówiąc, wszystkiego, co „zalega” i zabiera miejsce, ale nie działa lub tak naprawdę nie jest potrzebne. Dlatego zanim przejdziesz do zasadniczego czyszczenia, skup się na usunięciu wszelkich, nawet najmniejszych zbędnych przedmiotów. Niszczarka do dokumentów, porządek w szufladach czy generalny przegląd wyposażenia to hasła, które umieszczasz w tym momencie na szczycie listy priorytetów.

Kiedy już zaprowadzisz porządek, pora zadbać o czystość. Za pomocą odpowiednio dobranych urządzeń, akcesoriów i detergentów oczyść:

• posadzki,
• ściany,
• okna,
• meble,
• urządzenia.

Szkodliwe drobnoustroje gromadzą się w całym biurze, również na stanowiskach komputerowych. Kurz, tłuszcz, plamy – tego wszystkiego należy się pozbyć, aby powierzchnie odzyskały swój pierwotny blask, a każdy pracownik czuł się w firmie komfortowo. Bezpieczeństwo i higiena to podstawa skutecznej pracy!

Osobną kwestią są inne przestrzenie biurowe – pomieszczenie socjalne, magazyny czy sanitariaty. W tych miejscach potencjalnych zabrudzeń jest zwykle jeszcze więcej, a potrzeba uzyskania czystości szczególnie istotna. Regularnego i dokładnego sprzątania wymaga każde miejsce w biurze. Profesjonalne prace powinny obejmować wszystkie przestrzenie, w których się kurzy lub brudzi, a porządek należy zaprowadzać w każdym z pomieszczeń. Jeżeli mowa o biurze firmy posiadającej niezależny budynek, dobrze, jeśli prace porządkowe dotyczą też jego otoczenia – parkingu, trawnika itd.

Najważniejsze korzyści kompleksowego sprzątania

1. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia swoim pracownikom warunków zgodnych z zasadami ergonomii, bezpieczeństwa i higieny.
2. Brak porządku i czystości utrudnia, a czasem wręcz uniemożliwia wydajną, skuteczną pracę niezależnie od branży.
3. Zadbane biuro jest wizytówką przedsiębiorstwa, budując jego dobrą markę i renomę.
4. Pracownicy funkcjonujący na co dzień w czystym, uporządkowanym biurze znajdują w sobie więcej motywacji do efektywnych i kreatywnych działań.
5. Kompleksowe i przemyślane prace porządkowe dają możliwość poszerzenia dostępnej przestrzeni, np. organizacji dodatkowych stanowisk lub miejsc na sprzęt biurowy.

Dlaczego warto powierzyć sprzątanie profesjonalistom?

Codzienna praca w biurze jest angażująca, a zarówno właściciel, jak i pracownicy nie mają czasu na utrzymywanie całkowitego porządku. Sprzątanie nie należy zresztą do ich kompetencji, chyba że umowa zawiera na ten temat konkretne zapisy. W większości przypadków najlepszym wyborem jest zatem nawiązanie współpracy z profesjonalną firmą zewnętrzną.

Przedsiębiorstwo świadczące usługi porządkowania i sprzątania ma w tym doświadczenie i posiada niezbędny sprzęt. Prace przebiegają sprawnie i mogą być realizowane z regularnością, np. w ramach abonamentu. Zamawiający decyduje o zakresie usług, który z kolei przekłada się na cennik. Firma zewnętrzna zajmuje się sprzątaniem biura od A do Z, a Ty i Twoi współpracownicy z powodzeniem skupiacie się na codziennej działalności i osiąganiu kolejnych sukcesów.